مفهوم الاجتماع : هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة مدرجة على جدول الاعمال وذلك للتوصل الى أهداف محددة .
وحتى نجعل الاجتماع مثمرا لا بد من أن نحسن الإعداد له من خلال النقاط التالية :
1-مرحلة الإعداد والتحضير
-حِّدد الحاجة إلى الاجتماع .
-أن يكون الاعضاء ممن لهم علاقة بالموضوع.
-حضِّر ووزِّع جدول الأعمال .
-ينبغي أن تكون الموضوعات التي يحتويها جدول الاعمال مفهومة و واضحة للجميع حتى لا يتشعب النقاش في امور خارجية.
-حدِّد المكان والوقت والمعدات اللازمة.
-تأكد من أن كل شيء جاهز، والجميع مبلَّغون .
2-مرحلة التنفيذ
-ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد .
-قدم للاجتماع بافتتاحية مختصرة .
-اتبع جدول الأعمال.
-ما هو التسلسل المنطقي للمواضيع.
- الالتزام بالمواضيع المطروحة .
-إعطاء كل عضو فرصة لإبداء رأيه ، شرط أن ألا يخرج عن الموضوع ، و عدم السماح لأكثر من شخص واحد بالتكلم في آن معا .
-التذكير في الوقت ومقاطعة أي متحدث يحتكر الكلام .
إذا طال الاجتماع فلا بد من استراحة قصيرة.
3-مرحلة الختام
- اطلب من أحد المشاركين أن يقوم بتدوين كل مناقشات الاجتماع وتوصياته وملاحظاته بطريقة دقيقة وبلغة واضحة.
-إذا كان لا بد من عقد اجتماع آخر، فعليك أن تحدد موعد ومكان و موضوعات الاجتماع القادم قبل مغادرة المشاركين.
-استمع إلى الملاحظات والانتقادات البنّاءة.
4-مرحلة المتابعة
-وزِّع محضر الاجتماع
- قم بمتابعة ما خرج به الاجتماع من توصيات وقرارات، واجعل تلك المتابعة بندًا ثابتًا في جدول أعمالك اليومي.
<<====== و أذكّرك ======>>
أن تطبيق هذه القواعد الأساسية يساعدك على عقد الاجتماع في وقت قصير، ويساعدك على الخروج بنتائج أكثر إيجابية
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق